1. Chuẩn bị hợp đồng cho thuê xe tự lái

Đây là việc nên làm đầu tiên.

Một hợp đồng rõ ràng giúp hai bên hiểu chính xác quyền và trách nhiệm của mình trong quá trình thuê xe, đồng thời hạn chế tranh chấp nếu phát sinh sự cố.

Hợp đồng nên có các nội dung cơ bản:

• Thông tin chủ xe và người thuê.
• Thông tin phương tiện.
• Thời gian nhận và trả xe.
• Giá thuê.
• Tiền đặt cọc.
• Giới hạn kilomet nếu có.
• Quy định về nhiên liệu.
• Quy định về giao thông và phạt nguội.
• Quy định khi xe bị va chạm, hư hỏng.
• Trách nhiệm khi mất chìa khóa, giấy tờ hoặc phụ kiện.
• Quy định về việc sử dụng xe.
• Điều kiện hoàn trả tiền đặt cọc.
• Trách nhiệm của hai bên khi xảy ra sự cố.

Chủ xe có thể tham khảo các mẫu hợp đồng trên thị trường, sau đó điều chỉnh cho phù hợp với phương thức kinh doanh của mình.

Không nên sao chép máy móc một mẫu hợp đồng trên mạng. Những điều khoản liên quan đến tiền cọc, bồi thường, tai nạn và trách nhiệm pháp lý nên được rà soát cẩn thận.

2. Chụp hình ảnh và ghi nhận tình trạng xe

Trước khi đăng xe, hãy chụp một bộ ảnh đầy đủ.

Không chỉ cần ảnh đẹp để quảng cáo mà quan trọng hơn, đây còn là cơ sở để đối chiếu tình trạng xe khi bàn giao và nhận lại xe.

Nên chụp:

• Toàn bộ ngoại thất.
• 4 góc xe.
• Đầu xe và đuôi xe.
• Hai bên thân xe.
• Mâm và lốp.
• Kính và gương.
• Nội thất.
• Đồng hồ kilomet.
• Mức nhiên liệu.
• Các vết xước, móp hoặc hư hỏng có sẵn.

Với những vị trí có vết xước, nên chụp cả ảnh tổng thể và ảnh cận cảnh.

Khi khách nhận xe, có thể thực hiện lại quy trình này để tạo thành bộ ảnh trước – sau.

Đây là một trong những cách đơn giản nhưng hiệu quả nhất để giảm tranh chấp về tình trạng xe.

3. Lắp đặt định vị cho xe

Nếu xác định cho thuê xe lâu dài, chủ xe nên cân nhắc lắp thiết bị định vị GPS phù hợp.

Định vị có thể hỗ trợ chủ xe:

• Theo dõi vị trí xe.
• Biết được hành trình của xe.
• Hỗ trợ xử lý khi xảy ra sự cố.
• Phát hiện những dấu hiệu bất thường.
• Hỗ trợ tìm kiếm xe trong trường hợp khẩn cấp.

Tuy nhiên, định vị không phải là công cụ để chủ xe tùy ý theo dõi người thuê. Việc thu thập và sử dụng dữ liệu vị trí cần được thực hiện minh bạch và phù hợp với thỏa thuận giữa các bên.

Định vị nên được xem là một lớp bảo vệ bổ sung, không phải giải pháp thay thế cho hợp đồng và quy trình xác minh khách thuê.

4. Nghiên cứu hợp đồng, xây dựng quy chế và giá thuê

Trước khi đăng xe, chủ xe cần trả lời được một loạt câu hỏi:

Xe cho thuê bao nhiêu tiền/ngày?

Cuối tuần có tăng giá không?

Thuê dài ngày có giảm giá không?

Giới hạn bao nhiêu kilomet?

Vượt kilomet tính thế nào?

Tiền đặt cọc bao nhiêu?

Trả xe muộn tính phí ra sao?

Thiếu nhiên liệu xử lý thế nào?

Khách làm xước xe thì giải quyết ra sao?

Nếu xe bị tai nạn thì ai chịu trách nhiệm?

Khách nhận xe tại đâu? Có hỗ trợ giao xe không?

Những vấn đề này nên được xây dựng thành quy chế thuê xe trước khi có khách.

Đừng chỉ nhìn giá của đối thủ

Giá thuê nên được xây dựng dựa trên:

• Giá trị xe.
• Năm sản xuất.
• Tình trạng xe.
• Phân khúc xe.
• Giá thuê trung bình trên thị trường.
• Chi phí bảo dưỡng.
• Chi phí khấu hao.
• Mức độ cạnh tranh tại khu vực.
• Nhu cầu thuê theo ngày, cuối tuần và mùa cao điểm.

Một chiếc xe có giá thuê thấp nhưng tỷ lệ lấp đầy cao đôi khi mang lại hiệu quả tốt hơn một chiếc xe đặt giá cao nhưng thường xuyên nằm bãi.

5. Đăng ký các ứng dụng và nền tảng cho thuê xe

Sau khi đã chuẩn bị xe, hình ảnh, hợp đồng, giá thuê và quy chế hoạt động, bước tiếp theo là đưa xe lên các ứng dụng và nền tảng cho thuê xe tự lái để tiếp cận khách hàng.

Thay vì chỉ đăng thông tin trên Facebook cá nhân hoặc các hội nhóm, chủ xe có thể đăng ký đồng thời trên một số nền tảng đang hoạt động tại Việt Nam như:

8car

8car là nền tảng kết nối trực tiếp chủ xe và khách thuê xe tự lái. Chủ xe có thể đăng thông tin phương tiện, thiết lập giá thuê và nhận booking từ khách hàng trên nền tảng. 8car cũng xây dựng các tính năng hỗ trợ xác minh giấy tờ, cảnh báo phạt nguội và hỗ trợ soạn thảo hợp đồng.

Đây có thể là một lựa chọn đáng cân nhắc đối với chủ xe muốn bắt đầu đưa xe lên nền tảng thay vì tự tìm kiếm khách hàng.

Sigo

Sigo là một trong những nền tảng cho thuê xe tự lái đã hoạt động tại Việt Nam. Sigo cho phép chủ xe đăng ký trở thành đối tác, thêm xe trên ứng dụng và chờ hệ thống xét duyệt trước khi bắt đầu nhận khách.

Mioto

nền tảng cho thuê xe tự lái và xe có tài xế. Chủ xe có thể cập nhật hình ảnh, thông tin phương tiện, thiết lập giá và thời gian cho thuê trực tiếp trên hệ thống.

6. Chỉ kiểm tra kỹ người thuê sau khi có booking

Đây là điểm rất quan trọng.

Không phải cứ có người hỏi thuê xe là chủ xe cần cung cấp toàn bộ thông tin hoặc chuẩn bị giao xe ngay.

Quy trình hợp lý có thể là:

Khách tìm xe → gửi booking → chủ xe nhận booking → xác minh người thuê → xác nhận giao xe.

Sau khi có booking, cần kiểm tra những thông tin cần thiết của người thuê như:

• Họ tên.
• Số điện thoại.
• CCCD.
• Giấy phép lái xe.
• Người trực tiếp điều khiển phương tiện.
• Thời gian thuê.
• Mục đích sử dụng trong phạm vi cần thiết.
• Các thông tin liên quan đến giao dịch.

Nếu thực hiện thủ công, chủ xe có thể mất khá nhiều thời gian để kiểm tra giấy tờ.

Các giải pháp xác minh điện tử như RentID có thể hỗ trợ quá trình kiểm tra giấy phép lái xe và thông tin người thuê, giúp chủ xe giảm bớt thao tác thủ công.

Điểm quan trọng là xác minh trước khi giao chìa khóa, chứ không phải đến khi có vấn đề mới bắt đầu kiểm tra.

7. Hoàn thiện quy trình giao và nhận xe

Khi mọi thứ đã sẵn sàng, chủ xe nên xây dựng một quy trình cố định cho mỗi booking.

Khi giao xe

1. Xác nhận thông tin người thuê.
2. Đối chiếu giấy tờ.
3. Kiểm tra tiền đặt cọc.
4. Kiểm tra tình trạng xe.
5. Chụp ảnh/video trước khi giao.
6. Ghi nhận kilomet và nhiên liệu.
7. Xác nhận thời gian giao xe.
8. Bàn giao chìa khóa và phương tiện.

Khi nhận lại xe

1. Kiểm tra ngoại thất.
2. Kiểm tra nội thất.
3. Kiểm tra kilomet.
4. Kiểm tra nhiên liệu.
5. Kiểm tra phụ kiện.
6. Đối chiếu ảnh trước khi giao.
7. Kiểm tra các khoản phát sinh.
8. Hoàn tiền đặt cọc theo quy định.

Khi quy trình được chuẩn hóa, việc quản lý nhiều booking sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.

Checklist trước khi cho thuê chiếc xe đầu tiên

Trước khi mở booking, hãy đảm bảo bạn đã hoàn thành:

• Chuẩn bị hợp đồng cho thuê xe.

• Xây dựng quy chế thuê xe.

• Xác định giá thuê và tiền đặt cọc.

• Chụp ảnh đầy đủ tình trạng xe.

• Kiểm tra và bảo dưỡng xe.

• Cân nhắc lắp thiết bị định vị.

• Đăng ký các nền tảng cho thuê xe.

• Đăng thông tin và hình ảnh xe.

• Xây dựng quy trình xác minh người thuê.

• Chuẩn bị quy trình giao – nhận xe.

• Chuẩn bị cách lưu trữ hình ảnh và hồ sơ booking.

   

Bắt đầu cho thuê xe tự lái không khó, nhưng cần làm đúng ngay từ booking đầu tiên.

Một mô hình cơ bản có thể được xây dựng theo chuỗi:

Chuẩn bị hợp đồng → chụp và ghi nhận tình trạng xe → lắp định vị → xây dựng giá và quy chế → đăng xe lên nền tảng → nhận booking → xác minh người thuê → giao xe → kiểm tra khi trả xe.

Khi số lượng xe và booking tăng lên, việc quản lý thủ công sẽ nhanh chóng trở nên phức tạp. Khi đó, các nền tảng kết nối như 8car có thể giúp chủ xe tiếp cận khách thuê, trong khi các giải pháp xác minh như RentID có thể hỗ trợ riêng cho khâu kiểm tra người thuê.

Mục tiêu cuối cùng không chỉ là cho thuê được nhiều xe, mà là xây dựng được một quy trình trong đó chủ xe yên tâm giao xe và khách thuê cũng cảm thấy minh bạch, chuyên nghiệp ngay từ đầu.