Khi nào chủ xe cần phần mềm quản lý cho thuê xe? 10 tính năng nên có

Nhưng khi bắt đầu kinh doanh thực tế, chủ xe sẽ nhanh chóng nhận ra rằng cho thuê xe không chỉ là quản lý chiếc xe, mà là quản lý cả một chuỗi dữ liệu và giao dịch.

Xe nào đang trống?
Xe nào đang được thuê?
Khách nào chưa thanh toán đủ?
Hợp đồng nào sắp hết hạn?
Hôm nay doanh thu bao nhiêu?
Chi phí bao nhiêu?
Khách nào đang nợ tiền?
Xe nào sắp bảo dưỡng hoặc đăng kiểm?

Nếu tất cả những thông tin này nằm trong nhiều file Excel, tin nhắn Zalo và trí nhớ của chủ xe, đến một thời điểm việc quản lý sẽ bắt đầu quá tải.

Vậy khi nào nên sử dụng phần mềm quản lý cho thuê xe? Và một phần mềm tốt cần có những tính năng gì?

1. Khi nào chủ xe cần phần mềm quản lý cho thuê xe?

Không có một con số cố định kiểu "phải có 10 xe mới cần phần mềm".

Thời điểm cần sử dụng phần mềm phụ thuộc nhiều hơn vào mức độ phức tạp của hoạt động kinh doanh.

Khi bắt đầu có nhiều lịch thuê cùng lúc

Một chiếc xe có thể có rất nhiều booking trong tháng.

Nếu chỉ có một chiếc xe và vài khách quen, việc ghi chép thủ công có thể vẫn dễ dàng.

Nhưng khi có nhiều xe và nhiều khách đặt cùng thời điểm, việc theo dõi lịch bằng Excel hoặc tin nhắn rất dễ dẫn đến:

• Trùng lịch xe.
• Quên lịch giao xe.
• Quên lịch nhận xe.
• Không biết xe nào đang rảnh.
• Bỏ sót khách hàng.
• Nhầm thời gian thuê.

Đây là dấu hiệu đầu tiên cho thấy doanh nghiệp nên chuyển sang phần mềm quản lý lịch xe.

Khi có từ vài nhân viên trở lên

Một người quản lý có thể nhớ khá nhiều thông tin.

Nhưng nếu có nhân viên sale, nhân viên điều phối, nhân viên giao nhận và kế toán cùng tham gia thì dữ liệu bắt đầu bị phân tán.

Một nhân viên cập nhật trên Excel.

Một người ghi chú trên Zalo.

Một người khác lại có thông tin trên điện thoại.

Khi đó, vấn đề không còn là "có dữ liệu hay không", mà là:

Dữ liệu nào mới là dữ liệu chính xác?

Phần mềm quản lý giúp doanh nghiệp đưa dữ liệu về một hệ thống và phân quyền cho từng nhân viên.

Khi bắt đầu có công nợ

Đây là một trong những thời điểm rất đáng chú ý.

Doanh thu lớn không đồng nghĩa với dòng tiền tốt.

Nếu doanh nghiệp có khách hàng, đối tác hoặc đơn vị trung gian thanh toán sau, việc theo dõi công nợ bằng tay rất dễ xảy ra tình trạng:

"Hình như khách này vẫn còn thiếu tiền..."

Đến lúc cần đối soát lại phải lục từng hợp đồng và tin nhắn.

Phần mềm quản lý có thể giúp theo dõi công nợ phải thu, phải trả và lịch sử thanh toán tập trung hơn. Đây cũng là nhóm tính năng cốt lõi mà G-Car đang cung cấp.

Khi không biết chính xác mình đang lời bao nhiêu

Đây là vấn đề nghiêm trọng hơn việc quản lý lịch.

Nhiều chủ xe biết:

"Tháng này thu được 200 triệu."

Nhưng lại không biết:

"Thực sự lợi nhuận là bao nhiêu?"

Bởi doanh thu còn phải trừ:

• Chi phí bảo dưỡng.
• Sửa chữa.
• Bảo hiểm.
• Đăng kiểm.
• Gửi xe.
• Phí cầu đường.
• Chi phí nhân sự.
• Chi phí vận hành.
• Các khoản phát sinh khác.

Khi bắt đầu cần theo dõi doanh thu – chi phí – lợi nhuận, Excel thủ công sẽ nhanh chóng trở nên phức tạp.

2. Một phần mềm quản lý cho thuê xe nên có những tính năng gì?

Một phần mềm tốt không nhất thiết phải có hàng trăm tính năng.

Quan trọng là những tính năng đó phải giải quyết đúng các vấn đề phát sinh trong hoạt động cho thuê xe.

1. Quản lý đội xe

Đây là tính năng cơ bản nhất.

Chủ xe cần biết:

• Có bao nhiêu xe?
• Xe nào đang cho thuê?
• Xe nào đang trống?
• Xe nào quá hạn?
• Xe nào đang bảo dưỡng?
• Xe nào cần đăng kiểm?
• Xe nào cần xử lý vấn đề phát sinh?

G-Car cung cấp module quản lý xe cùng các tính năng cảnh báo liên quan đến đăng kiểm, bảo dưỡng và bảo hiểm. Ứng dụng G-Car cũng công bố tính năng cảnh báo phạt nguội theo biển số xe.

2. Quản lý hợp đồng thuê xe

Hợp đồng là trung tâm của mỗi giao dịch cho thuê.

Một phần mềm nên cho phép quản lý hợp đồng theo trạng thái như:

Chờ xe chạy → Đang chạy → Hoàn thành → Quá hạn

G-Car hỗ trợ quản lý và phân loại hợp đồng theo trạng thái, giúp người quản lý dễ dàng theo dõi các hợp đồng đang hoạt động.

3. Quản lý khách hàng

Thông tin khách thuê nên được lưu tập trung thay vì nằm trong từng đoạn hội thoại.

Một hệ thống CRM cho thuê xe có thể lưu:

• Họ tên.
• Số điện thoại.
• Địa chỉ.
• Lịch sử thuê.
• Thông tin giao dịch.
• Công nợ.
• Các thông tin liên quan khác.

G-Car có module quản lý khách hàng, cho phép lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng trên hệ thống.

4. Quản lý yêu cầu đặt xe

Trước khi trở thành hợp đồng, khách hàng thường bắt đầu bằng một yêu cầu đặt xe.

Ví dụ:

"Anh cần thuê 5 ngày, nhận xe thứ Sáu."

Nếu có nhiều yêu cầu cùng lúc, việc theo dõi bằng tin nhắn sẽ rất dễ bỏ sót.

Một phần mềm nên phân loại yêu cầu theo trạng thái như:

Đang xử lý → Xác nhận → Hủy → Tạo hợp đồng.

G-Car hiện cung cấp chức năng quản lý yêu cầu đặt xe và phân loại trạng thái xử lý.

5. Quản lý công nợ

Đây là tính năng đặc biệt quan trọng đối với các đơn vị cho thuê xe có nhiều khách hàng hoặc đối tác.

Hệ thống cần giúp trả lời nhanh:

Ai đang nợ?
Nợ bao nhiêu?
Nợ từ giao dịch nào?
Đã thanh toán bao nhiêu?
Còn phải thu bao nhiêu?

G-Car có chức năng theo dõi công nợ phải thu, phải trả và hỗ trợ đối soát, thanh toán.

6. Quản lý thu – chi và lợi nhuận

Một phần mềm quản lý cho thuê xe tốt không nên chỉ quản lý "tiền thu".

Nó cần cho chủ doanh nghiệp biết:

Doanh thu – Chi phí = Lợi nhuận

G-Car cung cấp quản lý sổ quỹ, giao dịch thu chi và báo cáo lợi nhuận; hệ thống cũng hỗ trợ thống kê theo ngày, tuần và tháng.

Nhờ đó, người quản lý có thể nhìn thấy tình hình tài chính thay vì chỉ nhìn vào số tiền khách đã trả.

7. Quản lý nhân viên và phân quyền

Khi doanh nghiệp có nhiều người cùng sử dụng hệ thống, phân quyền trở nên rất quan trọng.

Ví dụ:

Sale: tạo yêu cầu đặt xe.

Điều phối: quản lý xe và lịch.

Kế toán: quản lý thu chi và công nợ.

Quản lý: xem toàn bộ dữ liệu.

G-Car hiện có các tính năng quản lý nhân viên và phân quyền nhân viên trong hệ thống.

Điều này giúp doanh nghiệp giảm việc chia sẻ một tài khoản cho tất cả mọi người và kiểm soát dữ liệu tốt hơn.

8. Quản lý nhiều cửa hàng hoặc chi nhánh

Khi đội xe tăng lên, doanh nghiệp có thể mở thêm địa điểm.

Lúc này câu hỏi không còn là:

"Hôm nay cửa hàng có bao nhiêu xe?"

mà là:

"Toàn bộ hệ thống đang có bao nhiêu xe, xe đang ở đâu và doanh thu từng điểm như thế nào?"

G-Car cung cấp tính năng quản lý cửa hàng, kết hợp với quản lý nhân viên và phân quyền.

9. Báo cáo doanh thu

Một người chủ không thể lúc nào cũng mở Excel để tổng hợp dữ liệu.

Phần mềm nên có dashboard hoặc báo cáo giúp xem nhanh:

• Doanh thu.
• Chi phí.
• Lợi nhuận.
• Công nợ.
• Tiền thu.
• Tiền chi.
• Hiệu quả kinh doanh.

G-Car cung cấp hệ thống báo cáo doanh thu và các báo cáo liên quan đến thu – chi, lợi nhuận.

10. Truy cập mọi lúc, mọi nơi

Một trong những lợi ích lớn nhất của phần mềm quản lý hiện đại là không bị phụ thuộc vào một chiếc máy tính tại cửa hàng.

Chủ doanh nghiệp có thể cần kiểm tra tình hình kinh doanh khi:

• Đang đi công tác.
• Đang ở nhà.
• Đang gặp khách hàng.
• Đang ở một chi nhánh khác.

G-Car cho biết hệ thống có thể truy cập trên nhiều thiết bị và hỗ trợ quản lý từ xa.

3. Phần mềm quản lý giúp chủ xe tiết kiệm gì?

Nhiều người nghĩ giá trị lớn nhất của phần mềm là "đỡ phải ghi chép".

Thực ra chưa đủ.

Giá trị lớn hơn nằm ở khả năng giảm sai sót và giúp chủ doanh nghiệp kiểm soát hoạt động kinh doanh.

Tiết kiệm thời gian

Không phải nhập đi nhập lại cùng một thông tin.

Không phải tìm từng hợp đồng.

Không phải tổng hợp doanh thu bằng tay.

Không phải lục Zalo để tìm lại lịch thuê.

Giảm sai sót

Một lịch thuê bị nhập nhầm có thể dẫn đến mất khách.

Một khoản công nợ bị bỏ sót có thể trực tiếp ảnh hưởng đến dòng tiền.

Một khoản chi không được ghi nhận khiến báo cáo lợi nhuận sai.

Phần mềm giúp chuẩn hóa quy trình và giảm phụ thuộc vào trí nhớ của con người.

Quản lý được khi doanh nghiệp lớn lên

Đây mới là yếu tố quan trọng.

Nếu doanh nghiệp có 5 xe, chủ xe có thể tự mình kiểm soát.

Nếu có 50 xe, việc chủ doanh nghiệp tự nhớ tất cả mọi thứ gần như là bất khả thi.

Doanh nghiệp càng lớn thì càng cần hệ thống thay vì trí nhớ.

4. G-Car – giải pháp quản lý cho thuê xe dành cho chủ xe và doanh nghiệp

Nếu đang tìm kiếm một phần mềm quản lý cho thuê xe ô tô, G-Car là một lựa chọn đáng tham khảo.

G-Car tập trung vào các nghiệp vụ cốt lõi của ngành cho thuê xe, bao gồm quản lý xe, hợp đồng, khách hàng, yêu cầu đặt xe, công nợ, cửa hàng, nhân viên, phân quyền, sổ quỹ và báo cáo doanh thu.

Website G-Car hiện giới thiệu hệ thống đã được sử dụng tại nhiều tỉnh thành và công bố hơn 10.000 khách hàng; đây là số liệu do chính G-Car công bố trên website.

Một điểm đáng chú ý là G-Car định vị sản phẩm theo hướng dễ sử dụng và chi phí thấp, đồng thời cung cấp cài đặt, nâng cấp và hỗ trợ theo thông tin công bố trên website.

G-Car cũng có ứng dụng di động, với các tính năng như quản lý hợp đồng, công nợ, doanh thu, khách hàng, cảnh báo phạt nguội và nhắc các mốc đăng kiểm, bảo dưỡng, bảo hiểm.

5. Khi nào nên bắt đầu sử dụng?

Câu trả lời đơn giản là:

Đừng đợi đến khi quản lý không nổi mới bắt đầu dùng phần mềm.

Nếu hiện tại bạn đang:

• Quản lý xe bằng Excel.
• Ghi lịch thuê bằng sổ.
• Tìm thông tin khách hàng trong Zalo.
• Theo dõi công nợ bằng trí nhớ.
• Cuối tháng mới tổng hợp doanh thu.
• Có nhiều nhân viên cùng quản lý xe.
• Có từ nhiều xe trở lên.
• Đang chuẩn bị mở rộng đội xe hoặc chi nhánh.

thì đây là thời điểm phù hợp để bắt đầu số hóa.

Bởi mục tiêu của phần mềm không phải là làm cho doanh nghiệp "có vẻ công nghệ".

Mục tiêu là để chủ xe có thể dành thời gian phát triển kinh doanh thay vì cả ngày đi tìm thông tin và xử lý sổ sách.

Cho thuê xe càng phát triển, lượng dữ liệu cần quản lý càng lớn.

Ban đầu, một quyển sổ có thể đủ.

Sau đó là Excel.

Tiếp theo là hàng chục file Excel, hàng trăm tin nhắn Zalo và một chiếc đầu óc luôn phải nhớ xem "xe nào đang ở đâu". Đến giai đoạn đó thì... đã đến lúc phần mềm lên sân.

Một phần mềm quản lý cho thuê xe tốt cần giúp doanh nghiệp kiểm soát được xe, khách hàng, hợp đồng, lịch thuê, công nợ, thu chi, nhân viên và lợi nhuận trên cùng một hệ thống.

Với hệ thống tính năng tập trung vào nghiệp vụ cho thuê xe, G-Car là một giải pháp mà các chủ xe và đơn vị kinh doanh cho thuê ô tô có thể tìm hiểu và trải nghiệm. G-Car hiện cung cấp tùy chọn dùng thử miễn phí theo thông tin trên website.

Trải nghiệm ngay ứng dụng G-Car ngay hôm nay

Dùng thử hoàn toàn miễn phí.